Nos últimos meses a equipe do Gabinete do Prefeito, através da Diretoria de Infraestrutura de Tecnologia de Informação e Comunicação, juntamente com a Secretaria de Administração, iniciou um novo processo de contratação de estagiários para a Prefeitura de Florianópolis, que passa a ser digital.
No processo anterior, a contratação do estagiário demandava deslocamento e entrega de cópias de documentos físicos, que resultava em muitos papéis a serem armazenados. Outros desafios da contratação anterior era a necessidade de preenchimento manual de formulários com duplicidade de informações,dificuldade de rastreamento e acompanhamento do status do processo.Essa burocracia excessiva resultava em menor eficiência e sobrecarga para os servidores envolvidos.
A secretária adjunta da Secretaria de Administração, Deise Fatima Meneses, ainda destaca outros motivos que levaram a digitalização do Processo de Contratação dos Estagiários. “Passaremos a ter processos somente digitais, por intermédio da plataforma. Percebemos a necessidade de transformar o processo em digital por alguns motivos, como a falha na comunicação, o atendimento sem agendamento e o estagiário ficar sem suporte”, comenta Deise.
Com a digitalização, não há mais necessidade de deslocamento, todos os documentos estão em formato digital e a contratação também se torna mais ágil. O Gerente de Admissão e Contratação, Saulo da Silva, ressalta as mudanças que o novo processo digital trará para a Prefeitura de Florianópolis. “Anteriormente, o processo de admissão era demorado, havia um consumo excessivo de recursos e experiências insatisfatórias tanto para os estagiários quanto para a equipe administrativa. Com a nova solução de admissão online, a Prefeitura está simplificando e modernizando integralmente todo o processo”, fala.
O novo método vai demandar menos tempo dos servidores, transformando-se em um trabalho mais ágil e rápido. “Agora, os setores responsáveis pela Gestão de Pessoas dos órgãos da administração direta e indireta podem preencher e enviar as candidaturas de forma digital, eliminando a necessidade de preenchimento manual dos formulários em papel, acabando com a necessidade de transporte físico e facilitando o arquivamento seguro e organizado dos registros”, detalha o gerente.
Deise ainda complementa com outros benefícios que o novo processo traz. “Os benefícios da digitalização são: a otimização de papel, um canal único de comunicação, o suporte para o estagiário e a segurança nos fluxos. Além disso, o tempo do processo na Prefeitura de Florianópolis era de 20 a 30 dias e agora será de no máximo 48 horas”, fala a secretária adjunta.
A digitalização do processo de contratação de estagiários na Prefeitura de Florianópolis vem de uma necessidade de se adequar às novas tecnologias digitais. O Diretor de Infraestrutura de Tecnologia da Informação e Comunicação, Lucas Almeida, fala sobre essa necessidade. “Essa iniciativa demonstra o compromisso do Gabinete do Prefeito e da Secretaria de Administração em adotar soluções tecnológicas inovadoras com o intuito de aprimorar a qualidade dos serviços públicos e aperfeiçoar a experiência dos cidadãos na busca por oportunidades de aprendizado e desenvolvimento profissional”, ressalta.
O Chefe de Gabinete, Ronaldo Brito Freire, fala sobre os esforços da gestão em desburocratizar os processos e transformar a Prefeitura em um ambiente tecnológico e ágil, que atenda da melhor forma a população. “A implementação dessa solução alinha-se aos esforços da Prefeitura Municipal de Florianópolis em promover a modernização dos serviços públicos, tornando-os mais eficientes, acessíveis e transparentes, adotando uma abordagem digital que acompanha as tendências tecnológicas e fomenta uma cultura de inovação na gestão municipal”, destaca Ronaldo.
Para a implementação efetiva do novo processo digital, os servidores responsáveis pela Gestão de Pessoas da Prefeitura de Florianópolis irão passar por um treinamento e terão acesso a um Manual com todas as orientações. Dessa forma, a informação sobre o novo processo é disseminada e a implementação ocorre de forma uniforme em toda a Prefeitura.